Perusahaan terkemuka Accenture mendifinisikan “knowledge management” sebagai:
“A systematic process for creating, acquiring, synthesizing, sharing, using, and distributing information, insights and experiences to achive the organisational goals…”
Konsep ini lahir setelah terjadinya sejumlah fenomena unik di dalam era ekonomi baru (new digital economy) dimana faktor 4M (Money, Machines/Methods, Materials, dan Men) saja tidak cukup untuk dapat bersaing di dalam bisnis global tanpa dimilikinya faktor produksi penting kelima yaitu “knowledge” atau pengetahuan. Berbagai kasus membuktikan dimana ada perusahaan yang telah menguasai 4M namun gagal dalam berbisnis karena tidak melakukan pengelolaan yang baik terhadap knowledge yang dimiliki dan diperlukan untuk menjalankan usahanya; sementara di pihak lain ada perusahaan yang berhasil walaupun hanya memiliki sumber daya “knowledge” semata dengan berbagai keterbatasan sumber daya 4M lainnya yang dimiliki.
Secara teori, ada dua jenis knowledge yang terdapat di dalam perusahaan, yaitu explicit knowledge dan tacit knowledge. Explicit Knowledge merupakan pengetahuan yang tersimpan di dalam sejumlah media penyimpan data dan/atau informasi seperti dokumen, arsip, laporan, bukti transaksi, notulen pertemuan, grafik profil usaha, foto-foto atau gambar-gambar, video dan audio, files/database, email, dan lain sebagainya. Sementara Tacit Knowledge adalah pengetahuan yang “tidak terlihat” karena keberadaannya yang tersebar dan embedded dalam berbagai bentuk, seperti: pengalaman seseorang, percakapan antar individu, dialog, diskusi formal maupun informal, intelejensia individu, mekanisme pengambilan keputusan, pemikiran-pemikiran, dan lain sebagainya.
(Diagram Platform Knowledge Management in pdf)
Dalam kerangka ini, seluruh pengetahuan yang berasal dari fakta, data, dan/atau informasi terkait dengan proses atau aktivitas bisnis perusahaan sehari-hari menjadi milik perusahaan -dalam arti kata diciptakan dan perlu disebarluaskan kepada seluruh manajemen, karyawan, dan stakeholders perusahaan sesuai dengan hak, wewenang, tugas, dan tanggung jawabnya. Tentu saja dari keseluruhan pengetahuan tersebut ada yang relevan bagi kepentingan usaha dan ada yang tidak dipergunakan sama sekali. Oleh itulah maka diperlukan suatu manajemen khusus untuk mengelola sumber daya knowledge ini. Biasanya knowledge yang dianggap perlu untuk diciptakan dan didistribusikan adalah yang secara langsung terkait dengan penciptaan value bagi bisnis, seperti: profil pelanggan, portofolio keuangan, skenario pengambilan keputusan, prosedur kerja bermutu, sistem manajemen kualitas, dan lain sebagainya. Pokoknya berbagai pengetahuan yang dapat meningkatkan level “intelegensia” para individu di dalam perusahaan - sehingga dapat meningkatkan level kehandalan dari perusahaan (enterprise intelligence) - harus dikelola sebaik-baiknya.
Oleh karena itulah maka teknologi informasi dan komunikasi hampir selalu dilibatkan di dalam setiap inisiatif pengembangan knowledge management karena kemampuannya untuk dapat menciptakan,menyimpan,menstrukturkan,mensintesakan, dan menyebarkan/mendistribusikan informasi secara efektif dengan cara yang efisien.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar